Secrétariat Particulier du Maire

Rôle :

Polyvalent, il exerce une fonction :

d’appui administratif, technique et juridique et de conseil auprès du Maire dans l’exercice de ses responsabilités et de ses prises de décisions ;
d’accompagnement dans les missions quotidiennes de représentation de l’exécutif ainsi qu’auprès de l’ensemble des élus ;
d’interface ou d’intermédiaire entre l’exécutif et les élus, entre l’exécutif et les services, les partenaires institutionnels et privés, mais également entre les élus et les administrés.
Description :

A ce titre, le secrétariat particulier du Maire a pour missions principales les suivantes :

gérer les agendas de Maire ;
organiser les réunions et rendez-vous et assurer le lien avec les organisateurs pour faciliter les interventions du Maire.
Gérer, de manière confidentielle, le courrier du maire et de certains élus ;
assurer une gestion active et anticipée de l’agenda, en particulier, accompagner l’organisation des rendez-vous, réunions et gérer la logistique qui en découle et approfondir les demandes de rendez-vous, réunions, afin d’en définir la pertinence, l’opportunité et en établir la priorisation ;
assurer des missions administratives et transversales, notamment, s’assurer de la complétude des dossiers pour chaque rendez-vous, réunion, etc. ;
assurer, avec le Protocole, la gestion de l’attribution des places protocolaires lors des événements et cérémonies ;
assurer un appui administratif aux élus en cas de besoin et effectuer ponctuellement des missions de conduite du maire, élus, délégations.
Formalités requises :
Demande d’audience auprès du Maire.
Dépôt de correspondance confidentielle.
Suivi des rendez-vous officiels.
Documents utiles :
Lettre officielle ou personnelle adressée au Maire.
Pièce d’identité du demandeur (si nécessaire).
Tout justificatif lié à la demande (invitation, dossier, etc.).

Horaires	Contact Responsable	Photo Responsable
Lundi : 07h30 – 15h30 Mardi : 07h30 – 15h30 Mercredi : 07h30 – 15h30 Jeudi : 07h30 – 15h30 Vendredi : 07h30 – 15h30	Nom : Prénom Nom Téléphone : +237 6 XX XX XX XX Email : prenom.nom@mairie.cm